Opetuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
12.12.2023

1. Rekisterin nimi

Oppilashallintorekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimi
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri/Sivistystoimiala
sivistysvirasto@savonlinna.fi
p. 044 417 4209

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida esi-, perus-, ja lukio-opetuksen oppilastietoja, opintosuorituksia, opetussuunnitelmia, opetuksen järjestämistä ja koulukuljetuksia sekä tuottaa Savonlinnan kaupungin sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät oppilashallinnon tilastotiedot. Rekisterissä hallinnoidaan myös opetustoimea toteuttavan henkilöstön tietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Lukiolaki (714/2018)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn oppilaan tiedot:

  • oppilaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kouluaste, koululuokka, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokuntalaji, maahanmuuttoon liittyvät tiedot, oppivelvollisuuden alkamispäivä, esiopetustiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntihistoria, päätökset, oppilaan tukeen liittyvät tiedot, opiskelijakohtaiset muistiot, koulumatkatiedot, kielivalinnat, poissaolot, kuvan julkaisuluvat, video- ja kuvatallenteet, koulumuoto, opetussuunnitelma, opiskelijalaji, iltapäivätoiminnan tiedot, arvioinnit, todistukset, kouluun ilmoittautumisen tiedot.

Koulukuljetuksen järjestämistä koskevat tiedot:

  • kuljetusoppilaan nimi ja yhteystiedot, kuljetusajankohdat, koulun tiedot ja bussikortin haltijat sekä liikennöitsijän nimi ja yhteystiedot.

Opettajien tiedot:

  • opettajan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pääkoulu, koulut, tehtävä/toimenkuva, virkanimike, vakanssinumero, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen päättymispäivä, virkavapaustiedot, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät.

Muun henkilökunnan tiedot:

  • henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulut, tehtävä/toimenkuva, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät.

Kouluun liittyvät perustiedot:

  • koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma – oikeuksiin liittyvät tiedot.

Tiedot opetussuunnitelmista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä sekä yo-tutkinnon saaneista siirretään järjestelmän arkistoon.

Järjestelmästä tuotettavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:

Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Perusopetuslaki (628/1998, § 40)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Oppilaat ja heidän vanhempansa / huoltajansa
  • Koulunkäyntiin liittyviä välttämättömiä tietoja saadaan opettajilta ja muilta viranomaisilta
  • Muut opetuksen järjestäjät (mm. aiemmat oppilaitokset)
  • Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä
  • Yhteishaussa käytettävä Opintopolku –järjestelmä
  • Henkilökunnan osalta henkilöstöhallinto ja sen käytössä olevat järjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin sivistystoimen työntekijät (hallinto, opettajat ja henkilökunta), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Oppilaat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma) omien henkilötietojen (yhteystietojen) käsittelijöinä.

Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Esioppilaiden ja perusopetuksen oppilaiden koulukuljetuksien järjestämiseen vaikuttavia tietoja annetaan logistiikkayksikön käyttöön ja liikennöitsijälle.
  • Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKItietovaranto), Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle (perusopetustilastot vuosittain 20.9. päiväyksen tilanteesta), KELA:lle, muille viranomaisille, Opintopolkuun yhteishakua varten sekä ylioppilastutkintolautakunnalle.
  • Tarvittaessa muille viranomaisille, rekisteröidyn suostumuksella tai jos viranomaisella lakisääteinen peruste käsitellä asianomaisia tietoja
  • Järjestelmän käyttäjätietoja toimittajalle verkko-oppisympäristöjen käyttövaltuushallintaan
  • Joitakin tietoja voidaan oppilaan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake / Wilma) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun
  • oppilaan muuttaessa uuden asuinpaikan koulutoimelle

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn oppilaan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Kuvatallenteet poistetaan kuvauslaitteelta ja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti luokkakohtaisilla verkkotallennusalustoilla.

Säilytysajoissa noudatetaan Kansallisarkiston ohjeistusta ja Kuntaliiton suosituksia.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Oppilashallintorekisterin ylläpidossa on käytössä seuraava tietojärjestelmäkokonaisuus:

  • Visma In School oppilashallinnon kokonaisjärjestelmän ydin MultiPrimus
  • Lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre
  • Primuksen ja Kurren yhteinen käyttöliittymä verkkopalvelu Wilma

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia. Käyttöoikeus on vain niillä koulun hallinto- ja opetushenkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Lisäksi kukin käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, että hän pääsee käyttämään vain niitä tietoja, jotka ovat hänen työnsä kannalta oleellisia. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyvät tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kouluilla/ koulutoimessa syntyvät manuaaliset asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötiedon käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädetty poikkeusta.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä hänestä on tallennettu rekisteriin.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterin käyttötarkoitus huomioon ottaen, rekisteröidyllä on oikeus täydentää puutteelliset henkilötiedot toimittamalla lisäselvitys.

Rekisterinpitäjän velvollisuus on mahdollisuuksien mukaan ilmoittaa tehdyistä henkilötietojen oikaisuista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Kohdassa 13 mainittuja oikeuksia käyttäessään rekisteröidyn tulee esittää vaatimuksensa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöihin (kohta 3 tai 4).

Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän käsittelymuutosta haluaa. Rekisterinpitäjävoi kieltäytyä toteuttamasta muutosta koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö pyytää tarvittaessa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).