Tilojen vuokraus
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
23.1.2024
1. Rekisterin nimi
Tilavuokrausten hallinta
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimiala
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27
p. 015 527 4000 (vaihde)
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötiedon käsittelyn tarkoituksena on kaupungin liikunta-, harraste-, kokoontumis- ja vapaa-aikatilojen varausten, vuokrausten, avainten, kulkukorttien ja laskutuksen hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
6. Rekisterin tietosisältö
Varaajan tiedot: Rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, y-tunnus, laskutustiedot
Varauksen tiedot: vuokrauksen kohde, ajankohta, tilaisuuden nimi, tilaisuuden henkilömäärä
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Käsittelijöinä toimivat sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat mahdollisine alihankkijoineen.
9. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU / ETA alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan ja kaksi vuotta sopimuksen päättymisestä.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Tilavuokrauksessa käytettävä tietojärjestelmä on Asio. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Kaikki tietoliikenne toimittajan järjestelmässä on SSL-suojattu.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.